Jetzt wird aufgeräumt- sinnvolle Kostenrestrukturierung der IT

Verfasst von Michael Holtappels am 31. März 2020.

 

Im Rahmen des aktuell aktiven Lockdowns geraten Unternehmen immer mehr in eine finanzielle Drucksituation. Vom Kleinunternehmen bis zum großen Konzern sind die Umsätze dramatisch eingebrochen, teilweise auf Null. Auch wenn die Krise überstanden ist, werden die Rücklagen stark geschmolzen, Kredite gestundet sein oder es wurden hohe Kreditsummen aufgenommen. Das Thema Kostenoptimierung und -restrukturierung wird daher eines der Top Themen in den Chefetagen innerhalb der nächsten Jahre sein.

Entsprechende Kostenoptimierungsmaßnahmen werden auch die IT Bereiche betreffen. Doch wie kann ich mich als IT Verantwortlicher für die kommenden Herausforderungen am besten aufstellen, ohne das Business zu gefährden?

Um eines vorweg zu nehmen: Entlassen Sie auf keinen Fall Ihre IT Mitarbeiter, Sie werden Ihre Fachexperten für die kommenden Herausforderungen und Projekte noch brauchen!

Im Folgenden empfehle ich einige Gedanken, welche Sie in Ihre Planungen einfließen lassen können.

Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Erstellung eines entsprechenden Optimierungskonzeptes.
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Seien Sie vorbereitet

Durch den aktuellen Notbetrieb, mit permanenten Home Office, als auch die gestoppten Aufträge und Projekte, macht sich aktuell eine gewisse Entschleunigung breit. Nutzen Sie die etwas ruhigere Zeit, um sich mit Ihrem Team auf die kommenden Herausforderungen vorzubereiten. Gegebenenfalls nützt es sogar Ihrem persönlichen Erfolgsstreben, wenn Sie dem Vorstand pro aktiv ein Konzept vorlegen, welches Kosten optimiert und dennoch nachhaltig ist. Eher früher als später wird das Thema ohnehin auf Ihren Tisch kommen.

Verträge prüfen

In jeder größeren IT-Landschaft finden sich diverse unterschiedliche Produkte und Services von ebenfalls unterschiedlichen Herstellern und Dienstleistern. Idealerweise existieren sowohl Lizenz- als auch Wartungsverträge für alle produktiven Systeme. Prüfen Sie doch einmal die Verträge genau. Öfter als man glaubt, sind beispielsweise Schulungs- oder Assessment-Kontingente in solchen Verträgen enthalten, welche in der Vergangenheit zwar mit bezahlt, jedoch selten genutzt wurden.

IT Infrastruktur Assessment durchführen

Setzten Sie mit Ihrem Team ein Infrastruktur-Assessment auf. Stimmen Sie sich mit Ihren unterschiedlichen Fachbereichen ab und erstellen ein ganzheitliches Architekturbild der vorhandenen IT-Landschaft. Wenn dies vollständig ist, erstellen Sie eine Aufstellung der für die einzelnen Systeme eingesetzten Produkte und deren Hersteller. Vergleichen Sie anschießend die Leistungsumfänge der Produkte, mit den von Ihnen genutzten. Möglicherweise kann ein Service auf ein anderes ebenfalls vorhandenes Produkt migriert werden? Nach der Migration entfallen dann die entsprechenden Lizenz- und jährliche Wartungskosten.

Cloud Services und Lizenzen

Besonders, wenn Sie verantwortlich für eine interne IT in mittelständischen Unternehmen oder Konzernen sind, lohnt es sich in jedem Fall über die Einführung von Cloud Services nachzudenken. Besonders im Umfeld des Digital Workplaces sind hier enorme Einsparpotentiale zu heben. Am Beispiel des Cloud Portfolios Microsoft 365, können unter Anderem OnPrem Mailgateways, Exchange Farmen oder Multi Faktor Authentication Tools abgelöst werden. So können häufig eine Vielzahl von Wartungsverträge und Lizenzkosten reduziert werden. Meistens rechnet sich eine solche Projekt-Investition innerhalb der ersten zwei Jahre. Beraten Sie sich auch einmal mit Ihrem hausinternen Vertrags- und Lizenzmanagement. Möglicherweise sind Microsoft 365 Lizenzen in Ihrem bereits bezahlten Microsoft Enterprise Agreement enthalten und bedürfen daher keiner zusätzlichen finanziellen Mittel.

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Michael Holtappels

Über den Autor Michael Holtappels

Michael Holtappels ist seit rund 14 Jahren in dem spannenden Umfeld der IT unterwegs. Nach seiner Berufsausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration administrierte und implementierte er Netzwerk-Security-Systeme für einen mittelständischen Service Provider. Seit 2012 leitet er IT Projekte, teils für kritische IT Infrastrukturen und Services. Mit seiner umfangreichen Expertise, von der Technik bis ins Management, baute Michael Holtappels zwei Unternehmensbereiche mit auf, sowohl personell, strategisch und prozessual. Heute berät er IT Entscheider in strategischen Fragen, mit Fokus auf die Einführung und Lizensierung von Microsoft Cloud Services und leitet für seine Kunden wichtige IT Projekte. Durch sein großes Netzwerk in der deutschen IT Branche, unterstützt er ebenfalls bei der Auswahl und dem Aufbau von Projektteams, vom Technik-Experten bis zum erfahrenen Manager.

 

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